Makkelijk gesprekken met de ouders plannen

Vóór het digitale tijdperk waren er 2 standaardmanieren om gesprekken met de ouders (‘rapportgesprekken’, ’10-minuten gesprekken’) te plannen:

  1. Er werd een intekenlijst op de deur van het klaslokaal gehangen. Ouders konden zelf een datum en tijd kiezen om een gesprek te plannen.
  2. Er werden briefjes meegegeven met een invulstrookje waarop de ouders hun datum/tijd voorkeur konden aangeven. De briefjes werden door de school verzameld en het inplannen gebeurde handmatig.

Beide methoden hebben hun voor- en nadelen.

  • De eerste methode is veel minder arbeidsintensief voor de school dan de tweede methode. Het voordeel van de tweede methode is dat scholen de eindregie houden over de planning. Soms is het bijvoorbeeld handig een gesprek voor een leerling precies voor de pauze te plannen om uitlooptijd te creëren.
  • Voor de ouders geeft de eerste methode meer grip op de precieze gesprekstijden en dus de eigen (drukke) gezinsplanning. Voor ouders die meerdere kinderen hebben en die pas later kunnen reageren is de tweede methode juist voordeliger omdat de gesprekken voor de kinderen dan altijd bij elkaar gepland kunnen worden.

Schoudercom ondersteunt beide methoden om gesprekken te plannen, deze heten de Gesprekkenplanner en de Intekenlijst. Het zijn beide krachtige hulpmiddelen om in korte tijd gesprekken voor de hele school (of naar keuze voor 1 of een aantal groepen) te plannen. De Gesprekkenplanner, die automatisch een planning voor de school maakt, houdt daarbij rekening met onder andere broertjes/zusjes en voorkeurstijden van de ouders.

Bij zowel de Gesprekkenplanner als de Intekenlijst kan de school vooraf per groep het schema aanpassen (tijden blokkeren, leerlingen uitsluiten van de planning of voor een leerling juist een langere tijd reserveren etc.). Dit kan bijvoorbeeld de administratie doen, maar kan ook makkelijk gedelegeerd worden naar de leerkrachten zelf.

Welke methode ook u voorkeur heeft, met Schoudercom kunt u de methode kiezen die het beste bij uw school past.

Koppelingen met Dotcomschool, ESIS en Parnassys

Het synchroniseren van groepen, leerkrachten en leerlingen met uw leerling-administratie is met Schoudercom.nl zeer eenvoudig.

Na inlezen van de EDEXML kunt u met 1 druk op de knop ontbrekende groepen, leerkrachten en leerlingen aanmaken. Met hetzelfde gemak verwijdert u degenen die juist verwijderd moeten worden. Natuurlijk worden ook groepswijzigingen van leerkrachten en leerlingen gedetecteerd en toegepast.

Dotcomschool, ESIS en Parnassys vragen geen exclusiviteit voor de koppelingen en stellen deze ter beschikking aan alle ouderportalen. Schoudercom.nl is met allen in overleg om steeds verdere verbeteringen door te voeren. Daarbij kunt u denken aan het tonen van de rapportcijfers of terugsturen van door ouders bijgewerkte informatie naar de leerling-administratie. Begin volgend jaar hierover meer!

10-minuten gesprekken plannen in 10 minuten

Het plannen van 10-minuten gesprekken is niet eenvoudig: de ouders moeten om een voorkeur voor datum/tijd gevraagd worden, het plannen zelf is lastig door de aanwezigheid van meerdere broertjes en zusjes en uiteindelijk moeten de ouders ook nog worden uitgenodigd. Dit alles kost een school veel arbeidsuren, kostbare uren die beter aan nuttiger, inhoudelijke, zaken besteed hadden kunnen worden. En dat kan vanaf nu. Met schoudercom.nl hoeft de overhead rondom het plannen niet meer dan 10 minuten te bedragen.

Toen ik vorig schooljaar enkele leerkrachten en directieleden vroeg naar het plannen van 10-minuten gesprekken kwam het volgende antwoord vaak terug:

“Het kost enorm veel tijd: ouders naar tijdsvoorkeur vragen, antwoorden verzamelen, ermee rekening houden tijdens inplannen, ook rekening houden met broertjes/zusjes enz. enz.”

Iedereen die wel eens een schema heeft moeten maken kan zich deze kopzorgen voorstellen bij het inplannen van 10-minuten gesprekken voor een hele school. Als het tenminste handmatig moet gebeuren. Ter voorbereiding voor de huidige uitbreiding van schoudercom.nl had ik ook gevraagd naar de eisen waaraan een online planningsysteem zou moeten voldoen. Dit waren de voornaamste punten die genoemd werden:

  • Liever geen intekenlijstje. Je moet dan nog steeds ouders achter de broek aan zitten en het geeft te weinig controle om bijvoorbeeld:
    • een langere gespreksduur te plannen voor bepaalde ouders;
    • zelf ouders aan het begin of juist aan het einde van de avond te plaatsen.
  • Bij meerdere kinderen in 1 groep de gesprekken direct achter elkaar plannen; bij meerdere kinderen in meerdere groepen looptijd inplannen.
  • Leerkrachten moeten de mogelijkheid hebben het schema voor hun groep aan te passen, zoals bijvoorbeeld later beginnen, vroeger eindigen, geen pauze, pauze op ander tijdstip, leerling niet meenemen in planning omdat het gesprek apart gepland wordt etc.

Zelf had ik ook een aantal eisen gedefinieerd:

  • Het plannen moet niet veel tijd kosten (voor een geoefende gebruiker een minuut of 10).
  • De tijdsvoorkeuren van ouders moeten automatisch verzameld en meegenomen worden als randvoorwaarden voor de planning.

Het bovenstaande heeft geresulteerd in de nieuwe module ‘Gesprekkenronde’. Elke leerkracht, directielid of administratie kan daarmee een gesprekkenronde starten voor de eigen groep, voor meerdere groepen of voor de hele school. Het planningsproces bestaat uit 4 stappen, waarbij op sommige momenten de leerkrachten en/of ouders om input gevraagd kan worden. In de laatste stap worden de uitnodigingen verstuurd zodat de gesprekken bij de ouders en leerkrachten op de agenda verschijnen, en de ouders het tijdstip kunnen bevestigen. De overhead van dit alles? 10 minuten.

De nieuwe module is opgenomen in de basisfunctionaliteit van schoudercom.nl. Een uitgebreide uitleg is te vinden in de gebruikershandleiding van schoudercom.nl onder het kopje Gesprekkenronde.

7000 scholen, 7000 smaken

[tweetmeme source=”schoudercom” alias=”http://bit.ly/9pLwtz” only_single=false]

Uit de gesprekken die ik tot nu toe met scholen heb gevoerd heb ik het volgende bemerkt: de 7000 basisscholen in Nederland hebben om en nabij 7000 verschillende opvattingen over de gewenste communicatiemiddelen. Er is veel variatie in de verlangde openheid van het platform en daarnaast is er op detailniveau sprake van heel verschillende wensen.

Dit is een grote uitdaging voor schoudercom.nl, dat voor een groot deel van de scholen een passende oplossing wil bieden. De update van vandaag speelt hier op in door de onderliggende rollenstructuur, die vanaf het begin aanwezig was, in de beheersinterface per school aanpasbaar te maken. Zo kunnen scholen gemakkelijk de permissies van de bestaande rollen aanpassen om bijvoorbeeld ouders de mogelijkheid te geven ook uitnodigingen te kunnen versturen. Met hetzelfde gemak kunnen nieuwe rollen aangemaakt worden om bepaalde groepen binnen de school een aantal rechten te geven.

Verder kunnen leerkrachten vanaf nu zelf de rol ‘Klassenouder’ toekennen aan ouders in hun groep. Zo hoeft niet voor elke kleine wijziging de ICT beheerder ingeschakeld te worden.

Het beheer van de rollenstructuur, en ook het toekennen van de rol ‘Klassenouder’, is te vinden onder de Beheer tab, onder kopje Gebruikers. De standaard rollenstructuur zal overigens voor veel scholen prima werken en zal dus niet altijd aangepast hoeven te worden.

Willen scholen wel een online sociaal netwerk?

[tweetmeme source=”schoudercom” alias=”http://bit.ly/aa4j5X” only_single=false]

Het laatste jaar zijn er veel initiatieven gelanceerd rondom communicatie tussen scholen en ouders. De webapplicaties variëren van een online opslag van verzonden emails (zoals digiDUIF) tot aan vorming van online sociale netwerken (zoals Winkwaves en toekomstige MaxClass). Waar past schoudercom.nl in dit rijtje?

Schoudercom.nl is gestart met sociale media als uitgangspunt. Dat is logisch, want er zijn vele contactmomenten tussen een school, de leerlingen en de ouders waarbij informatie en verzoekjes uitgewisseld worden. En als er in het dagelijks leven sprake is van een sociaal netwerk rondom de school, waarom dit niet online voorzetten?

Ik heb deze vraag echter niet bevestigend kunnen beantwoorden. Als je alle berichtgeving rondom sociale media leest lijkt het wel of of iedereen en alles aan de sociale media moet. Maar omdat je een online sociaal netwerk kan opzetten betekent niet dat het ook moet. Bovendien is slechts een deel van de Nederlandse bevolking actief binnen sociale netwerken. Als je regelmatig Twitter, LinkedIn, Facebook  etc. gebruikt ben je misschien geneigd anders te denken maar het grootste deel van de bevolking is daar simpelweg niet te vinden. Dit zal voorlopig (altijd?) zo blijven en dat is helemaal niet erg, maar het heeft wel gevolgen voor de communicatie tussen scholen en ouders.

Terug naar de hamvraag dus: met welke manier van online communiceren worden scholen en ouders het beste geholpen? Het gaat hierbij niet om een simpele n-op-n communicatie waarbij iedereen met iedereen communiceert. Dit is wel een deel van de communicatiestroom, maar dekt niet de veelvoorkomende situatie waarbij leerkrachten of directie met ouders als groep moeten communiceren (denk aan participatieverzoeken, polls en enquêtes). Ook gescheiden ouders hebben soms een aangepaste communicatiebehoefte. Als school wil je hier liever niet elke keer over moeten nadenken  bij het versturen van een uitnodiging naar beide ouders (zie bijvoorbeeld ook discussie Vaders, scheiding, onderwijs, informatieplicht en ouderparticipatie in LinkedIn groep Ouders, school en buurt).

Email is prima geschikt voor één-op-één berichten of om groepen mensen te informeren, maar is niet geschikt om met groepen mensen te communiceren. Je zit als leerkracht niet echt te wachten op 30 reacties om door te spitten, of juist op het uitblijven van reacties en herinneringen te sturen.

Je kunt de online communicatie dus het beste binnen een website aanbieden waarbij je rekening kunt houden met de specifieke behoeftes van elke doelgroep. Dit is uiteindelijk het uitgangspunt geworden voor schoudercom.nl: geen email, geen klassiek sociaal netwerk, maar de interactieve communicatie voor elke doelgroep gepast faciliteren. Voorbeeld: een leerkracht die een verzoek plaatst bij alle ouders of ze kunnen rijden naar het museum hoeft geen reacties door te spitten maar ziet in 1 oogopslag het aantal beschikbare zitplaatsen. Simpel en doeltreffend. Wil je iedereen die nog niet gereageerd heeft een extra herinnering sturen, naast de automatisch gestuurde herinnering? Ook nu hoef je geen tijd te verspillen met het bij elkaar zoeken van reacties: kies als doelgroep “Iedereen die nog niet heeft gereageerd” en klaar ben je.

Betekent dit dat alle sociale media aspecten overboord zijn gegooid in schoudercom.nl? Zeker niet. Een leerkracht kan statusberichten plaatsen die op de homepage van elke ouder zichtbaar zijn, en ze optioneel ook doorsturen naar Twitter. Het forum, beschikbaar in een volgende versie, zal discussies tussen school en ouders stimuleren. Zelfs crowdsourcing aspecten staan op de roadmap, voor scholen die het aandurven samen met de ouders het beleid vorm te geven. Zo krijgt ook sociale media zijn plaats binnen schoudercom.nl. Maar het uitgangspunt blijft: met welke manier van online communiceren worden scholen en ouders het beste geholpen?

schoudercom.nl is live, en nu?

[tweetmeme source=”schoudercom” alias=”http://bit.ly/auRb5v” only_single=false]

Nadat in de zomerperiode de layout is aangepakt en de leerpunten uit de pilot zijn verwerkt is schoudercom.nl afgelopen maandag live gegaan. Scholen kunnen met demo- en instap-accounts kennismaken met schoudercom.nl of een standaard-account nemen om het schoolbreed in te zetten.

En nu?

De komende weken zullen gebruikt worden om enkele beheerszaken te regelen en de functionaliteit die nog in de testfase is op te leveren. Vervolgens zal er worden verder gegaan met de ontwikkeling van de nieuwe modules, zoals

  • Enquêtes
  • Planning 10-minuten gesprekken
  • SMS berichten
  • Documentenbibliotheek
  • Forum
  • Bovenschoolse module

De prioriteit van deze zaken staat niet vast, en schoudercom.nl is benieuwd naar welke functionaliteiten basisscholen vooral behoefte aan hebben.

Heb jij daar een mening over? Reageer dan op dit artikel en help mee de roadmap van schoudercom.nl concreet te maken!

Het gratis account

[tweetmeme source=”schoudercom” alias=”http://bit.ly/cSoyys” only_single=false]

Al vele jaren zijn er gratis versies van software te krijgen, tot tevredenheid van zowel de makers als de afnemers. Zonder gratis varianten zou ikzelf veel software nooit hebben bekeken laat staan gekocht.

Waren het vroeger voornamelijk tijdsgelimiteerde downloads, tegenwoordig is de trend webapplicaties zonder tijdslimiet maar met beperkte functionaliteit.

Ook voor schoudercom.nl is er een gratis variant, en wel van de categorie ‘zonder tijdslimiet maar met beperkingen’. De beperking zit ‘m voornamelijk in het aantal groepen dat ondersteund wordt, namelijk 3. Je kunt met het gratis account dus prima schoudercom.nl eens uitproberen met een aantal groepen, zonder ergens aan vast te zitten en zonder zorgen over een naderende opheffing van het account.

In het gratis account worden verder alle functionaliteiten ondersteund, zij het met limieten qua aantallen (bv aantal Enquêtes) die echter in een pilot nooit zullen worden bereikt. Ook zal SMS berichtenverkeer niet in de gratis variant beschikbaar zijn wegens bijkomende kosten.

Het gratis account is aan te maken door op www.schoudercom.nl op de button “Gratis account” te klikken en de instructies te volgen.

p.s. het duurt nog ~2 weken voordat http://www.schoudercom.nl live gaat