Makkelijk gesprekken met de ouders plannen

Vóór het digitale tijdperk waren er 2 standaardmanieren om gesprekken met de ouders (‘rapportgesprekken’, ’10-minuten gesprekken’) te plannen:

  1. Er werd een intekenlijst op de deur van het klaslokaal gehangen. Ouders konden zelf een datum en tijd kiezen om een gesprek te plannen.
  2. Er werden briefjes meegegeven met een invulstrookje waarop de ouders hun datum/tijd voorkeur konden aangeven. De briefjes werden door de school verzameld en het inplannen gebeurde handmatig.

Beide methoden hebben hun voor- en nadelen.

  • De eerste methode is veel minder arbeidsintensief voor de school dan de tweede methode. Het voordeel van de tweede methode is dat scholen de eindregie houden over de planning. Soms is het bijvoorbeeld handig een gesprek voor een leerling precies voor de pauze te plannen om uitlooptijd te creëren.
  • Voor de ouders geeft de eerste methode meer grip op de precieze gesprekstijden en dus de eigen (drukke) gezinsplanning. Voor ouders die meerdere kinderen hebben en die pas later kunnen reageren is de tweede methode juist voordeliger omdat de gesprekken voor de kinderen dan altijd bij elkaar gepland kunnen worden.

Schoudercom ondersteunt beide methoden om gesprekken te plannen, deze heten de Gesprekkenplanner en de Intekenlijst. Het zijn beide krachtige hulpmiddelen om in korte tijd gesprekken voor de hele school (of naar keuze voor 1 of een aantal groepen) te plannen. De Gesprekkenplanner, die automatisch een planning voor de school maakt, houdt daarbij rekening met onder andere broertjes/zusjes en voorkeurstijden van de ouders.

Bij zowel de Gesprekkenplanner als de Intekenlijst kan de school vooraf per groep het schema aanpassen (tijden blokkeren, leerlingen uitsluiten van de planning of voor een leerling juist een langere tijd reserveren etc.). Dit kan bijvoorbeeld de administratie doen, maar kan ook makkelijk gedelegeerd worden naar de leerkrachten zelf.

Welke methode ook u voorkeur heeft, met Schoudercom kunt u de methode kiezen die het beste bij uw school past.

10-minuten gesprekken plannen in 10 minuten

Het plannen van 10-minuten gesprekken is niet eenvoudig: de ouders moeten om een voorkeur voor datum/tijd gevraagd worden, het plannen zelf is lastig door de aanwezigheid van meerdere broertjes en zusjes en uiteindelijk moeten de ouders ook nog worden uitgenodigd. Dit alles kost een school veel arbeidsuren, kostbare uren die beter aan nuttiger, inhoudelijke, zaken besteed hadden kunnen worden. En dat kan vanaf nu. Met schoudercom.nl hoeft de overhead rondom het plannen niet meer dan 10 minuten te bedragen.

Toen ik vorig schooljaar enkele leerkrachten en directieleden vroeg naar het plannen van 10-minuten gesprekken kwam het volgende antwoord vaak terug:

“Het kost enorm veel tijd: ouders naar tijdsvoorkeur vragen, antwoorden verzamelen, ermee rekening houden tijdens inplannen, ook rekening houden met broertjes/zusjes enz. enz.”

Iedereen die wel eens een schema heeft moeten maken kan zich deze kopzorgen voorstellen bij het inplannen van 10-minuten gesprekken voor een hele school. Als het tenminste handmatig moet gebeuren. Ter voorbereiding voor de huidige uitbreiding van schoudercom.nl had ik ook gevraagd naar de eisen waaraan een online planningsysteem zou moeten voldoen. Dit waren de voornaamste punten die genoemd werden:

  • Liever geen intekenlijstje. Je moet dan nog steeds ouders achter de broek aan zitten en het geeft te weinig controle om bijvoorbeeld:
    • een langere gespreksduur te plannen voor bepaalde ouders;
    • zelf ouders aan het begin of juist aan het einde van de avond te plaatsen.
  • Bij meerdere kinderen in 1 groep de gesprekken direct achter elkaar plannen; bij meerdere kinderen in meerdere groepen looptijd inplannen.
  • Leerkrachten moeten de mogelijkheid hebben het schema voor hun groep aan te passen, zoals bijvoorbeeld later beginnen, vroeger eindigen, geen pauze, pauze op ander tijdstip, leerling niet meenemen in planning omdat het gesprek apart gepland wordt etc.

Zelf had ik ook een aantal eisen gedefinieerd:

  • Het plannen moet niet veel tijd kosten (voor een geoefende gebruiker een minuut of 10).
  • De tijdsvoorkeuren van ouders moeten automatisch verzameld en meegenomen worden als randvoorwaarden voor de planning.

Het bovenstaande heeft geresulteerd in de nieuwe module ‘Gesprekkenronde’. Elke leerkracht, directielid of administratie kan daarmee een gesprekkenronde starten voor de eigen groep, voor meerdere groepen of voor de hele school. Het planningsproces bestaat uit 4 stappen, waarbij op sommige momenten de leerkrachten en/of ouders om input gevraagd kan worden. In de laatste stap worden de uitnodigingen verstuurd zodat de gesprekken bij de ouders en leerkrachten op de agenda verschijnen, en de ouders het tijdstip kunnen bevestigen. De overhead van dit alles? 10 minuten.

De nieuwe module is opgenomen in de basisfunctionaliteit van schoudercom.nl. Een uitgebreide uitleg is te vinden in de gebruikershandleiding van schoudercom.nl onder het kopje Gesprekkenronde.