Waarom e-mail steeds belangrijker zal worden

Met de komst van sociale media wordt nogal eens de ondergang van e-mail voorspeld. Zo denkt men bijvoorbeeld bij Atos Origin dat over 3 jaar geen e-mail meer gebruikt zal worden en ook Facebook’s COO Sheryl Sandberg zei vorig jaar al dat “E-mail is probably going away”.

Er zijn echter andere scenario’s denkbaar, afhankelijk van hoe we in de toekomst omgaan met de diverse communicatiekanalen. Een van de huidige trends bijvoorbeeld is dat de sociale media veel gebruikt worden voor het ‘zenden’. Laten zien wat je kan, wat je weet, wat er gebeurt etc. ter promotie van jezelf, van je bedrijf, je stichting of je school. Leuk als er een antwoord op komt van een volger, maar het is geen vereiste.

Maar wat als je echt met iemand, of een groep personen,  wilt communiceren? Met andere woorden, je wilt zeker weten dat je doelgroep het leest, en sterker nog, je verwacht een antwoord (bijvoorbeeld school-ouder communicatie). Wat doe je dan? Iets als Twitter is dan minder geschikt, zoals iedereen die een aantal honderd personen volgt zal beamen. Lang niet alle tweets worden nog gezien, het zijn er simpelweg teveel. Een forum is alleen geschikt als je hele doelgroep daarop actief is. De meeste mensen zullen daarom de telefoon pakken of een e-mail sturen.

Het is dus niet onwaarschijnlijk dat e-mail juist steeds belangrijker zal worden. De sociale media gebruik je voor het zenden en om vragen te stellen, er reageert meestal wel iemand op een hashtag. Wil je echt communiceren met bepaalde personen, zekerheid hebben over het bereiken van je boodschap en er reacties op ontvangen, dan ga je voor de e-mail.

E-mail wordt hier overigens bedoeld in de breedste zin van het woord, dus ook de direct messaging mogelijkheden van veel sociale media valt hieronder. Deze laatste categorie is immers een vorm van e-mail, zij het een bijzonder kreupele want in het algemeen met veel beperktere zoek- en zendmogelijkheden.

Willen scholen wel een online sociaal netwerk?

[tweetmeme source=”schoudercom” alias=”http://bit.ly/aa4j5X” only_single=false]

Het laatste jaar zijn er veel initiatieven gelanceerd rondom communicatie tussen scholen en ouders. De webapplicaties variëren van een online opslag van verzonden emails (zoals digiDUIF) tot aan vorming van online sociale netwerken (zoals Winkwaves en toekomstige MaxClass). Waar past schoudercom.nl in dit rijtje?

Schoudercom.nl is gestart met sociale media als uitgangspunt. Dat is logisch, want er zijn vele contactmomenten tussen een school, de leerlingen en de ouders waarbij informatie en verzoekjes uitgewisseld worden. En als er in het dagelijks leven sprake is van een sociaal netwerk rondom de school, waarom dit niet online voorzetten?

Ik heb deze vraag echter niet bevestigend kunnen beantwoorden. Als je alle berichtgeving rondom sociale media leest lijkt het wel of of iedereen en alles aan de sociale media moet. Maar omdat je een online sociaal netwerk kan opzetten betekent niet dat het ook moet. Bovendien is slechts een deel van de Nederlandse bevolking actief binnen sociale netwerken. Als je regelmatig Twitter, LinkedIn, Facebook  etc. gebruikt ben je misschien geneigd anders te denken maar het grootste deel van de bevolking is daar simpelweg niet te vinden. Dit zal voorlopig (altijd?) zo blijven en dat is helemaal niet erg, maar het heeft wel gevolgen voor de communicatie tussen scholen en ouders.

Terug naar de hamvraag dus: met welke manier van online communiceren worden scholen en ouders het beste geholpen? Het gaat hierbij niet om een simpele n-op-n communicatie waarbij iedereen met iedereen communiceert. Dit is wel een deel van de communicatiestroom, maar dekt niet de veelvoorkomende situatie waarbij leerkrachten of directie met ouders als groep moeten communiceren (denk aan participatieverzoeken, polls en enquêtes). Ook gescheiden ouders hebben soms een aangepaste communicatiebehoefte. Als school wil je hier liever niet elke keer over moeten nadenken  bij het versturen van een uitnodiging naar beide ouders (zie bijvoorbeeld ook discussie Vaders, scheiding, onderwijs, informatieplicht en ouderparticipatie in LinkedIn groep Ouders, school en buurt).

Email is prima geschikt voor één-op-één berichten of om groepen mensen te informeren, maar is niet geschikt om met groepen mensen te communiceren. Je zit als leerkracht niet echt te wachten op 30 reacties om door te spitten, of juist op het uitblijven van reacties en herinneringen te sturen.

Je kunt de online communicatie dus het beste binnen een website aanbieden waarbij je rekening kunt houden met de specifieke behoeftes van elke doelgroep. Dit is uiteindelijk het uitgangspunt geworden voor schoudercom.nl: geen email, geen klassiek sociaal netwerk, maar de interactieve communicatie voor elke doelgroep gepast faciliteren. Voorbeeld: een leerkracht die een verzoek plaatst bij alle ouders of ze kunnen rijden naar het museum hoeft geen reacties door te spitten maar ziet in 1 oogopslag het aantal beschikbare zitplaatsen. Simpel en doeltreffend. Wil je iedereen die nog niet gereageerd heeft een extra herinnering sturen, naast de automatisch gestuurde herinnering? Ook nu hoef je geen tijd te verspillen met het bij elkaar zoeken van reacties: kies als doelgroep “Iedereen die nog niet heeft gereageerd” en klaar ben je.

Betekent dit dat alle sociale media aspecten overboord zijn gegooid in schoudercom.nl? Zeker niet. Een leerkracht kan statusberichten plaatsen die op de homepage van elke ouder zichtbaar zijn, en ze optioneel ook doorsturen naar Twitter. Het forum, beschikbaar in een volgende versie, zal discussies tussen school en ouders stimuleren. Zelfs crowdsourcing aspecten staan op de roadmap, voor scholen die het aandurven samen met de ouders het beleid vorm te geven. Zo krijgt ook sociale media zijn plaats binnen schoudercom.nl. Maar het uitgangspunt blijft: met welke manier van online communiceren worden scholen en ouders het beste geholpen?

Nieuwe inzichten na pilot

[tweetmeme source=”schoudercom” alias=”http://bit.ly/awW9L9″ only_single=false]

Schoudercom.nl is begonnen met sociale media als uitgangspunt: iedereen die betrokken is bij de school krijgt een profiel, een gezicht en levert zijn eigen bijdragen. Hoewel dit op een doorsnee sociale media site prima werkt heb ik mijn uitgangspunten voor schoudercom.nl deze zomer naar aanleiding van de pilot herzien. Veel ouders vinden het namelijk prima als een van beiden de communicatie verzorgt, zoals nu ook vaak het geval is. Waarom de andere ouder erbij betrekken is dan een logische vraag, waar ik eigenlijk geen goed antwoord op heb. Natuurlijk, een ouderraad zal graag willen weten wat de hobbies en interesses van beide ouders zijn zodat hun medewerking bij activiteiten kan worden gevraagd, maar deze informatie kan ook zonder doorvoering van klassieke sociale media verkregen worden.

Wat verandert er nu? Om te beginnen kunnen ouders die dat wensen de site nog steeds op de oorspronkelijke manier blijven gebruiken: allebei met eigen login. Het uitgangspunt sociale media wordt dus niet helemaal losgelaten en is zelfs de default bij toevoegen van nieuwe gebruikers.

Ouders kunnen vanaf de nieuwe release echter ook een “primair aanspreekpunt” aanwijzen. Berichten aan beide ouders gestuurd zullen dan alleen naar de aangewezen ouder gaan, die daarmee de communicatie met school voor het gemeenschappelijke kind op zich neemt. Op deze manier zal de overgang van communiceren via uitgedeelde stencils en/of email naar schoudercom.nl weinig problemen opleveren terwijl het ook mogelijk blijft de school en ouders als sociaal netwerk te beschouwen en schoudercom.nl meer in lijn met gebruikelijke sociale media te gebruiken.

Een andere leerpunt deze zomer was het ontbreken van mailboxen. Je kunt wel een berichtje aan leerkracht X sturen dat Jantje morgen naar de tandarts moet en later komt, maar wat als je vergeten bent dat leerkracht Y morgen voor de klas staat? Het is handiger als je een berichtje kunt sturen naar de mailbox “Leerkrachten van groep 2” zodat je zeker weet dat het gelezen wordt. Mailboxen zullen worden ondersteund vanaf de volgende  release.

Leerkracht gezocht

[tweetmeme source=”schoudercom” alias=”http://bit.ly/a6tpm8″ only_single=false]

De portal http://www.schoudercom.nl (in ontwikkeling) concentreerde zich tot nu toe voornamelijk op de communicatie tussen scholen en ouders.

Uit gesprekken met directeuren van basisscholen komen echter regelmatig nieuwe wensen naar voren die heel goed in de portal opgelost kunnen worden.

Zo was er de wens om, bij ziekmelding van een leerkracht, met 1 druk op de knop vervanging te kunnen zoeken. Hierbij zouden inval-leerkrachten van de eigen school via email of sms gevraagd moeten kunnen worden om in te vallen. Of, indien gewenst, zou de oproep uitgebreid moeten kunnen worden naar andere scholen in de buurt of in de scholengemeenschap.

Deze voor de hand liggende functionaliteit is erg nuttig en zal onderdeel gaan vormen van de portal. Heb je zelf ook een idee voor de portal, laat dit dan in een commentaar achter.

Mogen ouders schoolfotos publiceren op besloten portal?

[tweetmeme source=”schoudercom” alias=”http://bit.ly/9UYtcQ” only_single=false]

www.schoudercom.nl wordt een portal voor school-ouder communicatie. Per school kunnen leerkrachten en ouders op een afgeschermde omgeving inloggen en op diverse manieren met elkaar communiceren. Een van de onderdelen op de portal is de mogelijkheid voor ouders om foto’s te plaatsen. Kan dit volgens de wet?

Er is al veel geschreven over de wetgeving betreffende het publiceren van foto’s waarop personen herkenbaar in beeld zijn. Voor het publiceren op Internet waar we hier in geïnteresseerd zijn is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van belang. Het publiceren op andere wijze wordt door het portretrecht in de Auteurswet geregeld, zoals bijvoorbeeld door het Atlas College helder wordt uitgelegd.

Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) geeft, gebaseerd op de Wbp, richtlijnen voor publicatie van persoonsgegevens op Internet en behandelt schoolfoto’s als voorbeeld. Volgens deze richtlijnen (kader “foto’s van leerlingen” op blz 15) is uitdrukkelijke toestemming van de ouders van geportretteerde leerlingen nodig. Het meest schrijnende voorbeeld dat ik las over mogelijke gevolgen van het ontbreken van toestemming is van een moeder en kind die op de vlucht waren voor een stalkende vader. Via Google vond hij de schoolfoto waar het kind op stond en kon hij ze lokaliseren (zie artikel van Arnoud Engelfriet).

Het voorkomen van dit soort vervelende gebeurtenissen is natuurlijk een van de redenen dat de Wbp bestaat. Aan de andere kant vinden de meeste ouders het gewoon leuk om foto’s die op school gemaakt zijn op Internet te zetten of daar te zien. Elke keer vragen om toestemming aan alle geportretteerden is echter praktisch niet haalbaar. Veel scholen nemen het publiceren van foto’s (door de scholen zelf) daarom op in een protocol waar ouders al dan niet expliciet voor moeten tekenen. Deze protocollen gaan standaard uit van toestemming en leggen daarnaast duidelijk uit hoe ouders bezwaar kunnen maken. Hoewel deze gang van zaken wettelijk gezien niet waterdicht is, wordt deze wel door de meerderheid van scholen en ouders geaccepteerd. Juridische stappen zijn dan ook zeldzaam en kunnen deels vermeden worden door correct om te gaan met bezwaren tegen plaatsing.

Op www.schoudercom.nl zullen zowel scholen als ouders foto’s kunnen plaatsen. Deze situatie wijkt dus af van de regelingen beschreven in huidige schoolprotocollen waarin alleen de school foto’s kan plaatsen. De Wbp bevat een aantal zaken die relevant zijn om hierover een positie te kunnen bepalen:

  1. De hoofdregel van de Wbp is dat iedereen die persoonsgegevens publiceert zélf verantwoordelijk is voor de naleving van de wet. In het geval dat ouders foto’s publiceren op een portal voor school-ouder communicatie zijn zij zelf op de eerste plaats verantwoordelijk, en niet de school.
  2. De wet maakt een onderscheid in verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Een school die een portal beschikbaar stelt waarop ouders foto’s kunnen plaatsen is wellicht mede-verantwoordelijk maar niet per se aansprakelijk. Wel kan van een school medewerking verlangt worden bij het verwijderen van gegevens die aantoonbaar in strijd zijn met de Wbp.
  3. Tenslotte maakt de wet een uitzondering voor “verwerkingen voor persoonlijk of huishoudelijk gebruik”. Dit zijn duidelijk afgebakende groepen van personen waarbij de toegang is afgeschermd voor derden.

De eerste twee zaken verlagen wellicht de drempel voor een school om in te stemmen met het activeren van de foto functionaliteit op de portal. De laatst genoemde lijkt de drempel zelfs geheel te verwijderen, daar het publiceren van de foto’s dan niet meer onder de Wbp zou vallen. Althans dit zou je kunnen concluderen uit de volgende zin uit de richtlijnen van het CBP:

De uitzondering geldt ook voor gebruik door familieleden of vrienden die niet tot het directe huishouden behoren, mits de toegang daadwerkelijk afgebakend is tot een benoembare groep familieleden, kennissen of vrienden.

Is een besloten portal, waarbij alleen medewerkers van de school en ouders van de leerlingen toegang hebben, een afgebakende groep kennissen volgens de Wbp?