10-minuten gesprekken plannen in 10 minuten

Het plannen van 10-minuten gesprekken is niet eenvoudig: de ouders moeten om een voorkeur voor datum/tijd gevraagd worden, het plannen zelf is lastig door de aanwezigheid van meerdere broertjes en zusjes en uiteindelijk moeten de ouders ook nog worden uitgenodigd. Dit alles kost een school veel arbeidsuren, kostbare uren die beter aan nuttiger, inhoudelijke, zaken besteed hadden kunnen worden. En dat kan vanaf nu. Met schoudercom.nl hoeft de overhead rondom het plannen niet meer dan 10 minuten te bedragen.

Toen ik vorig schooljaar enkele leerkrachten en directieleden vroeg naar het plannen van 10-minuten gesprekken kwam het volgende antwoord vaak terug:

“Het kost enorm veel tijd: ouders naar tijdsvoorkeur vragen, antwoorden verzamelen, ermee rekening houden tijdens inplannen, ook rekening houden met broertjes/zusjes enz. enz.”

Iedereen die wel eens een schema heeft moeten maken kan zich deze kopzorgen voorstellen bij het inplannen van 10-minuten gesprekken voor een hele school. Als het tenminste handmatig moet gebeuren. Ter voorbereiding voor de huidige uitbreiding van schoudercom.nl had ik ook gevraagd naar de eisen waaraan een online planningsysteem zou moeten voldoen. Dit waren de voornaamste punten die genoemd werden:

  • Liever geen intekenlijstje. Je moet dan nog steeds ouders achter de broek aan zitten en het geeft te weinig controle om bijvoorbeeld:
    • een langere gespreksduur te plannen voor bepaalde ouders;
    • zelf ouders aan het begin of juist aan het einde van de avond te plaatsen.
  • Bij meerdere kinderen in 1 groep de gesprekken direct achter elkaar plannen; bij meerdere kinderen in meerdere groepen looptijd inplannen.
  • Leerkrachten moeten de mogelijkheid hebben het schema voor hun groep aan te passen, zoals bijvoorbeeld later beginnen, vroeger eindigen, geen pauze, pauze op ander tijdstip, leerling niet meenemen in planning omdat het gesprek apart gepland wordt etc.

Zelf had ik ook een aantal eisen gedefinieerd:

  • Het plannen moet niet veel tijd kosten (voor een geoefende gebruiker een minuut of 10).
  • De tijdsvoorkeuren van ouders moeten automatisch verzameld en meegenomen worden als randvoorwaarden voor de planning.

Het bovenstaande heeft geresulteerd in de nieuwe module ‘Gesprekkenronde’. Elke leerkracht, directielid of administratie kan daarmee een gesprekkenronde starten voor de eigen groep, voor meerdere groepen of voor de hele school. Het planningsproces bestaat uit 4 stappen, waarbij op sommige momenten de leerkrachten en/of ouders om input gevraagd kan worden. In de laatste stap worden de uitnodigingen verstuurd zodat de gesprekken bij de ouders en leerkrachten op de agenda verschijnen, en de ouders het tijdstip kunnen bevestigen. De overhead van dit alles? 10 minuten.

De nieuwe module is opgenomen in de basisfunctionaliteit van schoudercom.nl. Een uitgebreide uitleg is te vinden in de gebruikershandleiding van schoudercom.nl onder het kopje Gesprekkenronde.

5 gedachten over “10-minuten gesprekken plannen in 10 minuten

  1. Pingback: Tweets die vermelden 10-minuten gesprekken plannen in 10 minuten « Schoudercom.nl's Blog -- Topsy.com

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s