Als je er echter vanuit gaat dat een ouderportaal zowel voor de school als voor de ouders toegevoegde waarde biedt, is het laten meebetalen door de ouders wellicht een optie. Het plaatje zou er dan als volgt uit kunnen zien:

• Directe besparing op kopieerkosten (~1/3e van licentieprijs). Als een school nog veel op papier verspreidt kunnen de kopieerkosten enkele honderden euro’s per jaar bedragen.
• Per leerling € 2,– per jaar extra ouderbijdrage vragen (~2/3e van licentieprijs).

Deze componenten samen kunnen een ouderportaal bekostigen, zonder dat er extra budget nodig is. Voor veel ouders zal een bedrag van  € 2,– geen probleem vormen indien daar online mogelijkheden voor ouderbetrokkenheid en ouderparticipatie tegenover staan.

Natuurlijk zijn er nogal wat verschillen in budgettering en gaat bovenstaande niet voor elke school op. Wilt u meer weten over de kosten en baten van schoudercom.nl, bekijk dan het overzicht van andere kostenbesparingen, en niet te onderschatten tijdsbesparingen.

Onderstaand overzicht is zeker niet uitputtend. Heeft u een suggestie om toe te voegen, laat het even weten via de Comments.

Websites

• facebook.com/oudersenschoolsamen. Facebook pagina ‘Ouders en School Samen’. Ouders en school hebben hetzelfde doel: kinderen begeleiden in hun ontwikkeling. Ze kunnen elkaar hierbij helpen. Hier kun je voorbeelden vinden hoe je deze samenwerking invulling kan geven.
• www.sllo.nl. Stichting LLO (Leraar Leerling Ouders) is een platform waar de leerling, de leraar en de ouders vanuit een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid samenwerken.
• www.ru.nl/its/expertisecentrum/expertisecentrum. Binnen het Expertisecentrum Ouders, school en buurt houden medewerkers zich bezig met onderzoek en advisering over innovatieve ontwikkelingen op het terrein van de relatie ouders, onderwijs en opvang.
• www.ouderbetrokkenheid.nl. Deze website is in het leven geroepen om expertise, tips en good practices op het gebied van ouderbetrokkenheid en -participatie uit te wisselen.
• www.oudersbijdeles.nl. Een site over ouderbetrokkenheid en ouderparticipatie op school, met voorbeelden uit de schoolpraktijk.
• www.forum.nl/paoo. Met het project PAOO ondersteunt en versterkt FORUM, Instituut voor Multiculturele Vraagstukken, de ouderbetrokkenheid op basisscholen met minimaal 25% gewichtenleerlingen.
• www.leraar24.nl. Diverse artikelen en video’s over ouderbetrokkenheid.
• www.oudersenonderwijstwente.nl. Het belangrijkste doel van Ouders & Onderwijs Twente is het stimuleren, ondersteunen en initiëren van vormen van pedagogisch partnerschap.
• www.netwerkouderinitiatieven.nl. Deze website is van en voor ouders die zich hard maken voor onderwijs op maat en voor al diegenen die de betrokkenheid van ouders bij dit onderwerp nastreven.
• www.actiefouderschap.nl. De Stichting Actief Ouderschap stelt zich ten doel om de kloof tussen school en thuis te dichten. Kinderen doen het beter als de ouders betrokken zijn.
• http://www.onderwijsconsument.nl. OCO zorgt voor informatie voor ouders en leerlingen. OCO ondersteunt ouders en leerlingen bij alles wat zij als con­sument kunnen en willen ondernemen.

Publicaties

• Ieder kind heeft recht op een goede relatie tussen school en ouders!, 2011, Peter de Vries, blog op Kennispodium.org
• Professioneel communiceren met ouders, 2011, Tonnis Bolks, Boom Lemma uitgevers
• Handboek ouders in de school, 2010, Peter de Vries, CPS
• Ouderbetrokkenheid in het onderwijs, 2010, Adri Menheere & Edith Hooge, Kenniscentrum Onderwijs en Opvoeding van de Hogeschool van Amsterdam
• Ouders en school – Ouderbetrokkenheid en ouderparticipatie in de praktijk, 2009, redactie dr. Frederik Smit, Sdu Uitgevers
• Meer betrokken ouders, 2009, H. van der Molen, OUDERS & COO
• Monitor ouderbetrokkenheid in het funderend onderwijs – Eerste meting onder scholen en ouders, 2009, K. Kans, J. Lubberman en A.L. van der Vegt, ECORYS
• Betrokkenheid van ouders bij de school, 2011, de brief van minister van OCW Marja van Bijsterveldt-Vliegenthart

Subsidies

• Actieve ouders van voorschool tot mbo. Subsidies voor projecten die de ouderbetrokkenheid op Haagse scholen proberen te vergroten.
• Taal en Ouderbetrokkenheid. Documenten en formats voor aanvraag en verantwoording subsidie Taal en Ouderbetrokkenheid voor het schooljaar 2011-2012 en 2012-2013.
• Fonds 1818. Activiteiten die Fonds 1818 ondersteunt moeten een toegevoegde waarde hebben op het bestaande schoolgebeuren (regio ~Zuid-Holland).
• Veel gemeenten hebben subsidies voor integratieactiviteiten, waartoe vaak ook ouderbetrokkenheidprojecten worden gerekend.

Twitteraars

Twitteraars die veel over ouderbetrokkenheid twitteren:

Er zijn echter andere scenario’s denkbaar, afhankelijk van hoe we in de toekomst omgaan met de diverse communicatiekanalen. Een van de huidige trends bijvoorbeeld is dat de sociale media veel gebruikt worden voor het ‘zenden’. Laten zien wat je kan, wat je weet, wat er gebeurt etc. ter promotie van jezelf, van je bedrijf, je stichting of je school. Leuk als er een antwoord op komt van een volger, maar het is geen vereiste.

Maar wat als je echt met iemand, of een groep personen,  wilt communiceren? Met andere woorden, je wilt zeker weten dat je doelgroep het leest, en sterker nog, je verwacht een antwoord (bijvoorbeeld school-ouder communicatie). Wat doe je dan? Iets als Twitter is dan minder geschikt, zoals iedereen die een aantal honderd personen volgt zal beamen. Lang niet alle tweets worden nog gezien, het zijn er simpelweg teveel. Een forum is alleen geschikt als je hele doelgroep daarop actief is. De meeste mensen zullen daarom de telefoon pakken of een e-mail sturen.

Het is dus niet onwaarschijnlijk dat e-mail juist steeds belangrijker zal worden. De sociale media gebruik je voor het zenden en om vragen te stellen, er reageert meestal wel iemand op een hashtag. Wil je echt communiceren met bepaalde personen, zekerheid hebben over het bereiken van je boodschap en er reacties op ontvangen, dan ga je voor de e-mail.

E-mail wordt hier overigens bedoeld in de breedste zin van het woord, dus ook de direct messaging mogelijkheden van veel sociale media valt hieronder. Deze laatste categorie is immers een vorm van e-mail, zij het een bijzonder kreupele want in het algemeen met veel beperktere zoek- en zendmogelijkheden.

Het Monsterpakket of de Best of Breed?

Automatisering in een marktsector start altijd op deelgebieden, zoals financiëen, administratie,  relatiebeheer, inhoudelijk, etc. Kleine spelers worden groot en gaan meer deelgebieden aanbieden totdat er uiteindelijk een scala van aanbieders ontstaat met de volgende uitersten:

• Er zijn een aantal ‘monsterpakketten’ van zeer grote spelers, oftewel alleskunners. Voor bijna elk denkbaar deelgebied bieden zij een module.
• Op elk deelgebied zijn er ook specialisten – kleinere spelers die focussen op een deelgebied en daar een zo mooi mogelijke oplossing voor bieden. Deze worden de ‘best of breed’ genoemd, zijn meestal innovatief en zijn voor klanten binnen een deelgebied de beste keus.

Beide oplossingen hebben voor- en nadelen. Het monsterpakket heeft als grote voordeel dat het een geïntegreerd pakket is – informatie hoeft maar eenmalig te worden ingevoerd en is vervolgens in alle deelgebieden beschikbaar. Een voordeel dat overigens vaak overschat wordt als deelgebieden door opkoping van kleinere bedrijven worden veroverd. De voorgenomen ‘totale integratie’ is namelijk niet altijd een succes. Het nadeel van een monsterpakket is dat het op deelgebieden vaak suboptimaal werkt, minder goed dan de specialistische best-of-breed pakketten. Ook is het moeilijker om ’van een pakket af te komen’ – migreren naar een andere oplossing is een grote opgave omdat het zoveel deelgebieden raakt.

Ga je voor de best of breed, dan heb je het voordeel en vrijheid om op elk deelgebied de best mogelijke oplossing te kunnen kiezen. Als de afzonderlijke pakketten echter niet goed met elkaar praten heb je wel een groot probleem: dubbele invoer, dubbeling van data, inconsistenties, tijdsverlies etc. Wel kun je relatief makkelijk een pakket vervangen zonder direct op alle deelgebieden te moeten vernieuwen.

De uiteindelijke keuze hangt af van de afweging van bovengenoemde voor- en nadelen die voor verschillende sectoren heel anders kan zijn door een verschillende volwassenheid van het aanbod. Ook speelt de persoonlijke voorkeur van de beslissers nogal eens een rol: sommige hebben (door ervaringen uit het verleden) een voorkeur voor monsterpakketten of juist voor best-of-breed oplossingen en zijn dan bereid sommige nadelen door de vingers te zien.

Bovenstaande is vooral ontleend aan het bedrijfsleven. In het onderwijs zie je langzaam een soortgelijke keuzestrijd ontstaan. Er zijn afzonderlijke pakketten voor  leerlingenadministratie (leerlingvolgsystemen), methode-gebonden leeromgevingen, rapportensoftware, invallerspool, websitebeheer, nieuwsbriefverzending etc. Echte “monsterpakketten”, “alleskunners” zijn er nog niet hoewel sommige pakketten al wel “breed” te noemen zijn. Belangrijker echter is dat de integratiemogelijkheden van de afzonderlijke pakketten nog vrijwel afwezig zijn. Zo beschreef Marcel Kesselring in zijn blog Hoe verspillen leerkrachten hun kostbare tijd? het massale tijdsverlies bij leerkrachten tijdens het doubleren van de leerresultaten tussen methode-gebonden leeromgevingen en leerlingvolgsystemen. En na zijn bezoek aan de NOT blogde Michel Boer in Dagje NOT 2011 zijn onvrede met de huidige ICT versnippering in het onderwijs, daarbij terecht de achterstand ten opzichte van het bedrijfsleven opmerkend.

Hoogste tijd dus voor onderwijs-gerelateerde ICT om de kloof te gaan dichten. Sommige van de huidige pakketten zullen doorgroeien tot alleskunners. De taak voor de specialistische best-of-breed software is de samenwerking opzoeken en gezamenlijk het onderwijs een mooie drempelloze gebruikerservaring te geven.    

Wat kost het en wat levert het op?

De andere vergelijking tussen het bedrijfsleven en het onderwijs die ik wil maken is het aanschafproces van software. Ook hier viel mij weer, naast overeenkomsten, een belangrijk verschil op. In het bedrijfsleven staat de kosten-baten analyse centraal. Je kijkt niet alleen naar wat het kost maar ook naar wat het oplevert. Dit laatste is niet altijd even eenvoudig en nauwkeurig te doen, maar ook een (kwalitatieve) schatting van de baten kan al veel informatie opleveren. Gebaseerd op de kosten-baten analyse wordt dan uiteindelijk de beslissing genomen om de software wel of niet aan te schaffen.

Hoewel bovengenoemde analyse  ook in het onderwijs wordt toegepast viel het mij tijdens de NOT op dat regelmatig de kosten centraal werden gezet, in plaats van de kosten-baten analyse. Zonder de voordelen van de oplossing te overwegen werd direct ingezoomd op de kosten. En bij krimpende budgetten is er dan maar 1 conclusie mogelijk. Ook in dit opzicht is nog wel een kloof te dichten. Niet in de laatste plaats omdat de baten groter kunnen zijn dan de kosten.

Enkele zaken die ik genoteerd heb voor volgende releases:

• Het zou mooi zijn als je er ook een communicatieschrift voor een kind in zou kunnen bijhouden, zoals bijvoorbeeld in het Speciaal Onderwijs wordt gebruikt.
• Automatisch doorgeven van bijvoorbeeld afwezigheidsmeldingen aan systemen als Parnassys, ESIS en DotComSchool (hangt af van medewerking van leveranciers van deze systemen)
• Voor VO is SMS mogelijkheid een graag geziene mogelijkheid (stond al in de planning).

Al met al een geslaagde en leerzame dag! Wellicht nog tot ziens op de NOT!

schoudercom.nl, hal 7, F028

Toen ik vorig schooljaar enkele leerkrachten en directieleden vroeg naar het plannen van 10-minuten gesprekken kwam het volgende antwoord vaak terug:

“Het kost enorm veel tijd: ouders naar tijdsvoorkeur vragen, antwoorden verzamelen, ermee rekening houden tijdens inplannen, ook rekening houden met broertjes/zusjes enz. enz.”

Iedereen die wel eens een schema heeft moeten maken kan zich deze kopzorgen voorstellen bij het inplannen van 10-minuten gesprekken voor een hele school. Als het tenminste handmatig moet gebeuren. Ter voorbereiding voor de huidige uitbreiding van schoudercom.nl had ik ook gevraagd naar de eisen waaraan een online planningsysteem zou moeten voldoen. Dit waren de voornaamste punten die genoemd werden:

• Liever geen intekenlijstje. Je moet dan nog steeds ouders achter de broek aan zitten en het geeft te weinig controle om bijvoorbeeld:
  • een langere gespreksduur te plannen voor bepaalde ouders;
  • zelf ouders aan het begin of juist aan het einde van de avond te plaatsen.
• Bij meerdere kinderen in 1 groep de gesprekken direct achter elkaar plannen; bij meerdere kinderen in meerdere groepen looptijd inplannen.
• Leerkrachten moeten de mogelijkheid hebben het schema voor hun groep aan te passen, zoals bijvoorbeeld later beginnen, vroeger eindigen, geen pauze, pauze op ander tijdstip, leerling niet meenemen in planning omdat het gesprek apart gepland wordt etc.

Zelf had ik ook een aantal eisen gedefinieerd:

• Het plannen moet niet veel tijd kosten (voor een geoefende gebruiker een minuut of 10).
• De tijdsvoorkeuren van ouders moeten automatisch verzameld en meegenomen worden als randvoorwaarden voor de planning.

Het bovenstaande heeft geresulteerd in de nieuwe module ‘Gesprekkenronde’. Elke leerkracht, directielid of administratie kan daarmee een gesprekkenronde starten voor de eigen groep, voor meerdere groepen of voor de hele school. Het planningsproces bestaat uit 4 stappen, waarbij op sommige momenten de leerkrachten en/of ouders om input gevraagd kan worden. In de laatste stap worden de uitnodigingen verstuurd zodat de gesprekken bij de ouders en leerkrachten op de agenda verschijnen, en de ouders het tijdstip kunnen bevestigen. De overhead van dit alles? 10 minuten.

De nieuwe module is opgenomen in de basisfunctionaliteit van schoudercom.nl. Een uitgebreide uitleg is te vinden in de gebruikershandleiding van schoudercom.nl onder het kopje Gesprekkenronde.

Uit de gesprekken die ik tot nu toe met scholen heb gevoerd heb ik het volgende bemerkt: de 7000 basisscholen in Nederland hebben om en nabij 7000 verschillende opvattingen over de gewenste communicatiemiddelen. Er is veel variatie in de verlangde openheid van het platform en daarnaast is er op detailniveau sprake van heel verschillende wensen.

Dit is een grote uitdaging voor schoudercom.nl, dat voor een groot deel van de scholen een passende oplossing wil bieden. De update van vandaag speelt hier op in door de onderliggende rollenstructuur, die vanaf het begin aanwezig was, in de beheersinterface per school aanpasbaar te maken. Zo kunnen scholen gemakkelijk de permissies van de bestaande rollen aanpassen om bijvoorbeeld ouders de mogelijkheid te geven ook uitnodigingen te kunnen versturen. Met hetzelfde gemak kunnen nieuwe rollen aangemaakt worden om bepaalde groepen binnen de school een aantal rechten te geven.

Verder kunnen leerkrachten vanaf nu zelf de rol ‘Klassenouder’ toekennen aan ouders in hun groep. Zo hoeft niet voor elke kleine wijziging de ICT beheerder ingeschakeld te worden.

Het beheer van de rollenstructuur, en ook het toekennen van de rol ‘Klassenouder’, is te vinden onder de Beheer tab, onder kopje Gebruikers. De standaard rollenstructuur zal overigens voor veel scholen prima werken en zal dus niet altijd aangepast hoeven te worden.

Het laatste jaar zijn er veel initiatieven gelanceerd rondom communicatie tussen scholen en ouders. De webapplicaties variëren van een online opslag van verzonden emails (zoals digiDUIF) tot aan vorming van online sociale netwerken (zoals Winkwaves en toekomstige MaxClass). Waar past schoudercom.nl in dit rijtje?

Schoudercom.nl is gestart met sociale media als uitgangspunt. Dat is logisch, want er zijn vele contactmomenten tussen een school, de leerlingen en de ouders waarbij informatie en verzoekjes uitgewisseld worden. En als er in het dagelijks leven sprake is van een sociaal netwerk rondom de school, waarom dit niet online voorzetten?

Ik heb deze vraag echter niet bevestigend kunnen beantwoorden. Als je alle berichtgeving rondom sociale media leest lijkt het wel of of iedereen en alles aan de sociale media moet. Maar omdat je een online sociaal netwerk kan opzetten betekent niet dat het ook moet. Bovendien is slechts een deel van de Nederlandse bevolking actief binnen sociale netwerken. Als je regelmatig Twitter, LinkedIn, Facebook  etc. gebruikt ben je misschien geneigd anders te denken maar het grootste deel van de bevolking is daar simpelweg niet te vinden. Dit zal voorlopig (altijd?) zo blijven en dat is helemaal niet erg, maar het heeft wel gevolgen voor de communicatie tussen scholen en ouders.

Terug naar de hamvraag dus: met welke manier van online communiceren worden scholen en ouders het beste geholpen? Het gaat hierbij niet om een simpele n-op-n communicatie waarbij iedereen met iedereen communiceert. Dit is wel een deel van de communicatiestroom, maar dekt niet de veelvoorkomende situatie waarbij leerkrachten of directie met ouders als groep moeten communiceren (denk aan participatieverzoeken, polls en enquêtes). Ook gescheiden ouders hebben soms een aangepaste communicatiebehoefte. Als school wil je hier liever niet elke keer over moeten nadenken  bij het versturen van een uitnodiging naar beide ouders (zie bijvoorbeeld ook discussie Vaders, scheiding, onderwijs, informatieplicht en ouderparticipatie in LinkedIn groep Ouders, school en buurt).

Email is prima geschikt voor één-op-één berichten of om groepen mensen te informeren, maar is niet geschikt om met groepen mensen te communiceren. Je zit als leerkracht niet echt te wachten op 30 reacties om door te spitten, of juist op het uitblijven van reacties en herinneringen te sturen.

Je kunt de online communicatie dus het beste binnen een website aanbieden waarbij je rekening kunt houden met de specifieke behoeftes van elke doelgroep. Dit is uiteindelijk het uitgangspunt geworden voor schoudercom.nl: geen email, geen klassiek sociaal netwerk, maar de interactieve communicatie voor elke doelgroep gepast faciliteren. Voorbeeld: een leerkracht die een verzoek plaatst bij alle ouders of ze kunnen rijden naar het museum hoeft geen reacties door te spitten maar ziet in 1 oogopslag het aantal beschikbare zitplaatsen. Simpel en doeltreffend. Wil je iedereen die nog niet gereageerd heeft een extra herinnering sturen, naast de automatisch gestuurde herinnering? Ook nu hoef je geen tijd te verspillen met het bij elkaar zoeken van reacties: kies als doelgroep “Iedereen die nog niet heeft gereageerd” en klaar ben je.

Betekent dit dat alle sociale media aspecten overboord zijn gegooid in schoudercom.nl? Zeker niet. Een leerkracht kan statusberichten plaatsen die op de homepage van elke ouder zichtbaar zijn, en ze optioneel ook doorsturen naar Twitter. Het forum, beschikbaar in een volgende versie, zal discussies tussen school en ouders stimuleren. Zelfs crowdsourcing aspecten staan op de roadmap, voor scholen die het aandurven samen met de ouders het beleid vorm te geven. Zo krijgt ook sociale media zijn plaats binnen schoudercom.nl. Maar het uitgangspunt blijft: met welke manier van online communiceren worden scholen en ouders het beste geholpen?

Nadat in de zomerperiode de layout is aangepakt en de leerpunten uit de pilot zijn verwerkt is schoudercom.nl afgelopen maandag live gegaan. Scholen kunnen met demo- en instap-accounts kennismaken met schoudercom.nl of een standaard-account nemen om het schoolbreed in te zetten.

En nu?

De komende weken zullen gebruikt worden om enkele beheerszaken te regelen en de functionaliteit die nog in de testfase is op te leveren. Vervolgens zal er worden verder gegaan met de ontwikkeling van de nieuwe modules, zoals

• Enquêtes
• Planning 10-minuten gesprekken
• SMS berichten
• Documentenbibliotheek
• Forum
• Bovenschoolse module

De prioriteit van deze zaken staat niet vast, en schoudercom.nl is benieuwd naar welke functionaliteiten basisscholen vooral behoefte aan hebben.

Heb jij daar een mening over? Reageer dan op dit artikel en help mee de roadmap van schoudercom.nl concreet te maken!

Al vele jaren zijn er gratis versies van software te krijgen, tot tevredenheid van zowel de makers als de afnemers. Zonder gratis varianten zou ikzelf veel software nooit hebben bekeken laat staan gekocht.

Waren het vroeger voornamelijk tijdsgelimiteerde downloads, tegenwoordig is de trend webapplicaties zonder tijdslimiet maar met beperkte functionaliteit.

Ook voor schoudercom.nl is er een gratis variant, en wel van de categorie ‘zonder tijdslimiet maar met beperkingen’. De beperking zit ‘m voornamelijk in het aantal groepen dat ondersteund wordt, namelijk 3. Je kunt met het gratis account dus prima schoudercom.nl eens uitproberen met een aantal groepen, zonder ergens aan vast te zitten en zonder zorgen over een naderende opheffing van het account.

In het gratis account worden verder alle functionaliteiten ondersteund, zij het met limieten qua aantallen (bv aantal Enquêtes) die echter in een pilot nooit zullen worden bereikt. Ook zal SMS berichtenverkeer niet in de gratis variant beschikbaar zijn wegens bijkomende kosten.

Het gratis account is aan te maken door op www.schoudercom.nl op de button “Gratis account” te klikken en de instructies te volgen.

p.s. het duurt nog ~2 weken voordat www.schoudercom.nl live gaat